La contabilidad ha evolucionado. Desde las hojas y libros manuales, hasta los sofisticados softwares contables, el proceso ha sufrido cambios importantes que afectan la manera en que las personas y las empresas gestionan sus finanzas.
La migración del software contable a la nube es la última innovación en materia tecnológica. Una tendencia cada vez más popular en organizaciones de todos los tamaños y trabajadores independientes.
Si quieres saber si vale la pena migrar tu software contable a la nube, llegaste a la publicación indicada. Te diremos las razones para dar el salto a un entorno a la nube y además, como obsequio, te llevarás algunos consejos para que el proceso sea lo más fácil, rápido y eficiente posible.
¿Qué es migrar software contable a la nube?
Consiste en trasladar los datos financieros y transacciones contables a una plataforma en la nube. Se presenta como una solución eficiente y segura gracias a la flexibilidad y accesibilidad que ofrecen los entornos de cloud computing.
¿Cómo funciona?
Es prácticamente lo mismo que trabajar en un programa o CRM contable, solo que el almacenamiento de los datos y el alojamiento de las transacciones se realiza en un entorno de la nube, al cual puedes acceder desde cualquier ubicación y dispositivo, eliminando la dependencia de una máquina física en tu empresa.
Razones para migrar tu software contable a la nube
Hay varias razones por la que recomendamos migrar tu programa contable a un entorno en la nube. Aquí enumeramos las más importantes:
Accesibilidad
Una de las principales razones para migrar la contabilidad de tu empresa o clientes si eres contador independiente a un entorno en la nube es la accesibilidad y flexibilidad que esto representa. Con el software de cloud computing, puedes acceder a datos financieros de la entidad desde cualquier lugar siempre que tengas una conexión a internet. Esto es especialmente beneficioso para reducir costos operativos y dinamizar las cargas de trabajo. Los encargados o contadores de tu departamento pueden colaborar en tiempo real mientras la empresa sigue ejecutando sus operaciones financieras en físico.
Ahorro de costos
Migrar la contabilidad a una plataforma en la nube te ayuda a reducir gastos. ¿Cómo? Simple: las empresas no tienen necesidad de invertir en infraestructuras locales costosas ni realizar mantenimientos periódicos. Puedes usar solo los recursos que sean necesarios.
Escalabilidad
La nube es un entorno escalable. Por ejemplo, si el número de transacciones aumentan en una época del año, puedes comprar más recursos (almacenamiento o ancho de banda) en la plataforma de la nube y adaptarte a estos cambios. Lo mismo sucede si las transacciones disminuyen, puedes reducir los recursos y evitar gastos excesivos.
Seguridad
En estos entornos, la seguridad está garantizada. No es una preocupación. Las herramientas de cloud computing ofrecen niveles avanzados de seguridad superiores a los servidores compartidos e, incluso, a los sistemas locales. Algunas de las medidas incluyen cifrados avanzados, centros de datos aislados y auditorías de seguridad periódicas.
Copias de seguridad de datos
Además de los rocosos niveles de seguridad, la nube también cuenta con funciones de copias de datos automáticas que reducen el riesgo de perdida parcial o completa debido a fallas de hardware u otros eventos imprevistos motivados por humanos o agentes externos.
Colaboración avanzada
Otra ventaja importante es la capacidad para integrarse con aplicaciones externas o de terceros. Los datos fluyen sin problemas entre soluciones de software. Por ejemplo, una empresa puede integrar su sistema de contabilidad con un sistema CRM, una pasarela de pagos o una plataforma de comercio electrónico para mejorar la eficiencia operativa y obtener información valiosa a partir de fuentes de datos integrales.
Mejora la relación contador-cliente
Al proporcionar una plataforma centralizada para compartir información y colaborar en tiempo real, la comunicación entre contador-cliente y la transparencia mejora en todos los sentidos. Los contadores pueden atender a sus clientes de manera más eficiente y ofrecer asesoramiento financiero personalizado según las necesidades específicas de las empresas.
Más asequible
Además de todos los beneficios mencionados, el cloud computing es más asequible que otras soluciones de contabilidad tradicionales. ¿De qué manera? Elimina los costos iniciales asociados con la compra de software o hardware y, además, puedes usar un modelo de precios de suscripción con costos predecibles. Las empresas, sin importar su naturaleza o tamaño, tienen una tasa de adopción y accesibilidad alta.
Consejos para migrar software contable a la nube
¿Te agrada la idea de dejar de lado los programas y softwares tradicionales de contabilidad y pasarte a un entorno de computación en la nube? Si bien modernizar y optimizar los procesos financieros de tu empresa con esta solución suena a beneficios, si no se gestiona con cuidado para garantizar una transición exitosa, puedes toparte con serios problemas. Para que no te suceda, aquí tenemos una lista de consejos claves para migrar tu contabilidad a la nube.
Analiza tu infraestructura actual
Antes de tomar cualquier decisión, te recomendamos realizar una evaluación exhaustiva de tu infraestructura de TI relacionada con la contabilidad de tu empresa. Revisa el hardware para determinar su compatibilidad con el software basado en la nube. Esto es importante para identificar cualquier limitación técnica que pueda obstaculizar la migración, y en caso de encontrarla, buscar soluciones.
Identifica el momento adecuado para migrar
Considera cuidadosamente si es el momento adecuado para trasladar los procesos contables a la nube. Evalúa aspectos como el crecimiento de tu empresa y el aumento de la carga de trabajo. Tomar esta decisión después de una reflexión exhaustiva te ayudará a realizar una migración exitosa y obtener el máximo beneficio de tu nuevo sistema.
Desarrolla un plan de migración
Una vez que hayas evaluado tu infraestructura actual, desarrolla un plan detallado que incluya:
- Metas y objetivos comerciales
- Hitos y plazos para cada fase del proceso
- Asignar responsabilidades específicas a los miembros del equipo
- Abordar cualquier riesgo potencial de violaciones de seguridad y tiempos de inactividad
Capacitación del personal
Aprovechando este punto, vale la pena destacar que la capacitación del personal también es crucial para garantizar una transición sin problemas y maximizar el rendimiento del nuevo sistema. Si tu equipo está capacitado, sabe manejar cada módulo de la plataforma y está a la vanguardia de nuevas tendencias de cloud computing, la transición será más fácil. Es una inversión interesante de cara al futuro.
Haz una copia de seguridad de tus datos
Como en cualquier proceso informático, y más teniendo en cuenta la magnitud de una migración a la nube, hay que realizar una copia de seguridad de los datos contables. Especialmente los relacionados con el estado de resultado y el balance general. Esto es una capa adicional de seguridad que te brindará acceso total ante cualquier problema potencial durante el proceso de migración, que es algo probable debido a que no es un proceso perfecto.
Limpia tus datos
Tómate el tiempo necesario para limpiar y organizar tus datos contables. Esto facilitará el proceso de migración y te permitirá aprovechar al máximo las capacidades del nuevo sistema de contabilidad en la nube. ¿Qué significa limpiar? Simple: eliminar cualquier información innecesaria o desactualizada y asegurarte de que los datos estén estructurados de manera coherente y precisa.
Supervisa el proceso y realiza ajuste
Por último, supervisa de cerca el progreso y realiza los ajustes que sean necesarios. Programa una fecha de lanzamiento, aborda cualquier problema y pregunta a expertos que inconvenientes pueden surgir para adelantarte a los imprevistos antes del periodo de transición.
